Avviksanalyse og prestasjonsmåling ved StatoilHydro, Mongstad

Abstract

I denne rapporten analyseres sentrale problemstillinger i tilknytning til avviksanalyse og prestasjonsmåling ved Mongstad raffineri. Hovedformålet har vært å problematisere ulike tilnærminger til avviksanalyse for å finne metoder som er egnet i raffinerivirksomhet. I den forbindelse analyseres to ulike problemstillinger. For det første analyseres ulike teknikker som benyttes i avviksberegningen. Formålet er å finne egnede metoder for å fordele det totale avviket i perioden. I tillegg analyseres valg av referansepunkt. Valg av hvilket budsjett som sammenlignes med periodens virkelige resultat vil ha konsekvenser for fordeling og størrelse på avvikene som beregnes. Det teoretiske rammeverket som utgjør grunnlaget for oppgaven er i hovedsak basert på litteratur av Horngren et. al (2006) og Yahya Zadeh (2001). Førstnevnte analyserer differansen mellom virkelige resultater og fleksibelt budsjett. Fleksibelt budsjett er i denne sammenheng et volumjustert statisk budsjett. Rammeverket utviklet av Yahya Zadeh (2001) er basert på artikler av Demski (1967) og sammenligner virkelige resultater med en ny tilnærming til fleksibelt budsjett. Dette budsjettet representerer den optimale produksjonsløsningen basert på virkelige forutsetninger. I tillegg er det benyttet en rekke vitenskapelige artikler for å identifisere ønskede egenskaper som bør være tilstede ved enhver avviksanalyse. Gjennomgangen av det teoretiske rammeverket fremhever følgende viktige egenskaper:  Kontrollerbarhet - Det skilles mellom kontrollerbare og ikke kontrollerbare avvik. Kun kontrollerbare avvik skal benyttes i tilknytning til evaluering og prestasjonsmåling.  Avstembarhet - Summen av avvikene på et lavere nivå er avstembart med det totale avviket på et høyere nivå.  Entydighet - Dersom et rammeverk inkluderer flere metoder for avviksberegning, bør avvikene som beregnes ved de ulike metodene være sammenlignbare.  Årsakssammenheng - Avviksanalysen fokuserer på årsak fremfor konsekvens. Avvikene som beregnes kan henføres til en tilhørende årsak. 5  Kostnad/Nytte - Detaljgraden i en avviksanalyse skal avgjøres i henhold til en kostnad/nytte vurdering. For å gjennomføre analysen er det benyttet en modell som representerer et forenklet raffineri. Oppgaven tar opp en del prinsipielle sider ved avviksanalyse og det er derfor ikke nødvendig med en detaljert fullskala modell. Raffinerimodellen er en optimeringsmodell basert på lineær programmering. Første del av analysen undersøker hvorvidt de teoretiske rammeverkene for avviksanalyse (tradisjonell / ex-post) er egnet som analyseverktøy ved Mongstad. Det identifiseres her at rammeverkene oppfyller kravene knytte til avstembarhet. Det vil aldri oppstå differanse mellom summen av avvik på lavere nivå og det totale avviket på et høyere nivå ved disse analysemetodene. I tillegg vil det være mulig å gjøre en kostnad/nytte vurdering knyttet til detaljnivået i analysen. Kravene knyttet til årsakssammenheng, kontrollerbarhet og entydighet anses imidlertid ikke som oppfylt. Årsaken er i hovedsak at den faste oppsplittingen av avvikene ikke passer for et raffineri som Mongstad. Hendelsene som oppstår fordeles over en rekke ulike avvik og det er derfor vanskelig å isolere effekten av hver enkel hendelse. På bakgrunn av dette konkluderes det at de teoretiske rammeverkene ikke er egnet som verktøy ved avviksanalysen ved Mongstad. Gjennom analysen avdekkes imidlertid ex-post rammeverkets gode egenskaper i form av å identifisere tapte mulighet i perioden. Ex-post budsjettet fremgår derfor som et bedre referansepunkt enn det tradisjonelle fleksible budsjettet. Analysen avdekker imidlertid at et optimalt ex-post budsjett ikke er oppnåelig da en rekke av faktorene som skiller virkelige resultater fra ex-post budsjett ikke kan kontrolleres fra raffineriets side. På bakgrunn av dette anbefales det at et ex-post budsjett basert på kontrollerbare faktorer implementeres i analysen. Informasjonsavviket som skyldes begrenset tilgang på informasjon samt raffineriets begrensede mulighet til å justere produksjonen vil da isoleres i analysen. Gjennom en detaljert beskrivelse av nåværende avviksanalyse ved Mongstad fremkommer det at raffineriet pr. i dag forsøker å skille mellom kontrollerbare (raffineriavvik) og ikke kontrollerbare avvik (markedsavvik). Analysen identifiserer imidlertid at en rekke av avvikene som defineres som markedsavvik faktisk kan kontrolleres fra Mongstad. Det anbefales følgelig at oppsplitting endres. Neste del av oppgaven analyserer to ulike former for hendelsesbasert avviksanalyse. Betegnelsen hendelsesbasert avviksanalyse benyttes siden avvik beregnes i henhold til ulike hendelser som har inntruffet i perioden. Utgangspunktet for analysen er at denne teknikken benyttes ved Mongstad. Beregningen av avvikene skjer ved å løse LP-modellen for to ulike sett av forutsetninger. Differansen mellom to løsninger vil utgjøre avviket for den endrede forutsetningen. Det analysers to ulike tilnærminger til hendelsesbaser avviksanalysen. I eksempelet analyseres differansen mellom virkelige resultater og ex-post budsjett. Det er fire ulike forutsetninger som skiller disse budsjettene. Virkelig Ex-post  Kapasitet Krakker = 140kt  Kapasitet Krakker = 145kt  Svovelinnhold S98= 4,5 %  Svovelinnhold S98= 5 %  Forpliktet til å selge minst det kvantum av produkter som er planlagt i ex-ante budsjettet.  Ingen restriksjoner knyttet til produktportefølje.  Forpliktet til å kjøpe minst det kvantum av de råoljene som er planlagt i ex-ante budsjettet.  Ingen restriksjoner knytte til kjøp av råolje. Den første tilnærmingen innebærer å bevege seg fra ex-post budsjett til virkelige resultater ved å stegvis endre forutsetningene i LP-modellen. Dette er en teknikk som tidligere er benyttet ved Mongstad. Analysen viser at tilnærmingen oppfyller egenskapen knyttet til avstembarhet. Et kritisk valg er imidlertid rekkefølgen forutsetningene endres i. I et raffineri som Mongstad vil det finnes mange ulike kombinasjoner som kan benyttes. Analysen viser at valg av rekkefølge vil ha stor betydning for størrelsen på de ulike avvikene. Figuren nedenfor viser et eksempel der to ulike rekkefølger er benyttet til å fordele avvikene som skyldes kapasitetsreduksjon i krakker og give-away i blandingen av AGO/HGO. 7 Størrelsen på avvikene viser at denne metoden for avviksanalyse ikke oppfyller egenskapen knyttet til entydig. Dette fordi valg av rekkefølge har stor betydning for den relative størrelsen på avvikene. Som en løsning på dette problemet analyseres en metode som benytter gjennomsnittet av samtlige rekkefølger som avviket for hver enkelt hendelse. Kravet til entydighet kan da anses som oppfylt da samtlige rekkefølger inkluderes i analysen. Metoden er imidlertid svært tidkrevende og vil ikke kunne gjennomføres i praksis. Den neste tilnærmingen benytter et fast referansepunkt i avviksberegningen. Dette referansepunktet kan enten være virkelige resultater eller ex-post budsjett. Prosedyren gjennomføres ved at man undersøker avviket hver endret forutsetning medfører, for deretter å tilbakestille til virkelige eller ex-post forutsetninger. Rekkefølgen avvikene beregnes i spiller derfor ingen rolle siden referansepunktet hele tiden er det samme. Denne metoden for avviksberegning benyttes pr. i dag ved Mongstad. Det identifiseres i hovedsak to problemer med denne tilnærmingen. For det første er ikke kravet knyttet til avstembarhet oppfylt. Det vil i hver periode eksistere et avvik som ikke kan forklares. Størrelsen og fortegner på avviket vil i hovedsak avhenge av tilfeldigheter. Dersom virkelige resultater benyttes som referansepunkt får jeg følgende avviksfordeling Som vi ser representerer det ikke forklarte avviket en relativt stor andel (ca 30 %) av det totale avviket mellom virkelige resultater og ex-post budsjett. Som tidligere nevnt regnes virkelige resultater og ex-post budsjett som like naturlige referansepunkt i analysen. Avviksfordelingen vil imidlertid bli svært forskjellig avhengig av hvilket referansepunkt som velges. På bakgrunn av dette anses heller ikke kravet knyttet til entydighet som oppfylt. Følgende figur viser avviket som tildeles redusert kapasitet i krakker og give-away i AGO/HGO blandingen for de to alternativ referansepunktene. 8 Som en løsning på problemene knyttet til avstembarhet og entydighet analyseres en teknikk som benytter gjennomsnittet av avvikene ved de to ulike referansepunktene. Deretter normaliseres disse avvikene for å fordele det ikke forklarte avviket. Kravene knyttet til entydighet og avstembarhet anses da som oppfylt. Under den første tilnærmingen til hendelsesbasert avviksanalyse ble det analysert en teknikk der avviket for hver hendelse var beregnet som gjennomsnittet av samtlige rekkefølger som eksisterer. Metoden ble regnet som god men grunnet kompleksitet er den ikke mulig å gjennomføre i praksis. Dersom den tilpassede metoden under tilnærming 2 skal være god er det en forutsetning at avvikene kan sammenlignes med avvikene som ble beregnet i den gjennomsnittlige metoden under tilnærming 1. Avviksberegningen ved de to metodene kan sammenstilles i følgende tabell. Som vi ser eksisterer det en viss differanse mellom de to tilnærmingene. Av analysen fremgår det imidlertid at differansen er relativt liten i forhold til øvrige tilnærminger som er analysert. På bakgrunn av dette vil tilnærmingen trolig være bedre egnet enn de teknikkene som benyttes i nåværende avviksanalyse ved Mongstad. En svakhet som identifiseres ved hendelsesbasert avviksanalyse er metodens manglende evne til å identifisere hendelser. For å gjennomføre analysen må samtlige hendelser være identifisert på forhånd. En hendelsesbasert avviksanalyse har følgelig ikke egenskaper i form av å identifisere hvilke hendelser som har oppstått gjennom analysen. Dersom hendelser som har oppstått ikke inkluderes i analysen vil avviket som skyldes hendelsen fordeles til andre avvik. I tillegg er det kritisk at analysen fokuseres på årsaker fremfor konsekvenser av hendelsene som oppstår. Dersom dette ikke gjøres vil graden av overlapp i analysen øke. Siste del av oppgaven problematiserer hvilket budsjett de virkelige resultatene bør sammenlignes med i analysen. Tidligere i oppgaven er det fremhevet at et ex-post budsjett basert på kontrollerbare forutsetninger utgjør det beste referansepunktet. Det kan imidlertid stilles spørsmål ved hvilket budsjett som egentlig representerer dette ex-post budsjettet. Dette fordi Mongstad har tilgang til prognoser om fremtidige perioder, samt mulighet til å lagre komponenter og råolje. Disse prognosene kan benyttes i produksjonsplanleggingen for å øke 9 profittmulighetene utover hva som er mulig ved en-periodisk planlegging. På bakgrunn av dette analyseres tre ulike metoder for produksjonsplanlegging. Tilnærming 1 og 2 er flerperiodiske modeller. Disse metodene tar hensyn til prognoser om fremtidige perioder i produksjonsplanleggingen. Ved tilnærming 1 gjennomføres planleggingen for gjenværende periode av inneværende måned. Tilnærming 2 planlegger for de fire påfølgende ukene. Metoden kan følgelig oppfattes som mer dynamisk sammenlignet med tilnærming 1. Tilnærming 3 er en en-periodisk modell som kan sammenlignes med den metoden som utføres på Mongstad. Produksjonsplanleggingen legges her for hele måneden. For å ta hensyn til prognoser om fremtidig prisutvikling benyttes gjennomsnittspriser for resterende periode av inneværende måned i planleggingen. De tre tilnærmingene kan illustreres i følgende figur. Analysen sammenligner både ex-post budsjett og virkelige resultater. Ex-post analysen viser at de flerperiodiske metodene alltid vil gi høyere profittmuligheter enn en-periodisk planlegging. I tillegg til dette vil tilnærming 2 alltid være bedre enn tilnærming 1. Årsaken er at informasjonsgrunnlaget som er bakgrunnen for produksjonsplanleggingen er høyere. Analysen fremhever også at det vil være en positiv sammenheng mellom verdien av flerperiodisk planlegging og volatiliteten i raffineriets informasjonsgrunnlag. Analyse av de virkelige resultatene gir samme rangering mellom metodene. For de virkelige resultatene vil imidlertid rangeringen avhenge av kvaliteten på prognosene som er utgangspunktet for planleggingen. Er kvaliteten dårlig vil rangeringen av metodene i hovedsak avhenge av tilfeldigheter og flerperiodisk planlegging gir således ikke økt verdi til raffineriet. Analysen som er gjennomført illustrerer at det eksisterer svakheter med analysen som utføres ved Mongstad. Oppgaven foreslår i den forbindelse tilnærminger for å forbedre nåværende analyse. I tillegg kan det vurderes hvorvidt andre styringsverktøy kan benyttes som supplement til avviksanalysen. Analysen som gjennomføres ved Mongstad splitter det totale avviket i relativt detaljerte avvik. Oppgaven fremhever at detaljnivået i en analyse kun skal økes dersom dette er lønnsomt i henhold til en kostnad/nytte vurdering. Det må følgelig vurderes hvorvidt informasjon som kommer fra analysen kan forsvare ressursene som ligger bak. Et alternativ kan være å gjennomføre en grovere avviksanalyse som i tillegg suppleres av andre styringsverktøy. For eksempel kan det tenkes at analyseformer som fokuserer på driftsmessige fremfor økonomisk avvik vil passe bedre for raffineriet. Avvik i driftsmessige variabler vil illustrere årsakene som medfører det totale avviket, uten at hver enkelt variabel fordeles en økonomisk størrelse. Et mye benyttet rammeverk innen bedriftsøkonomisk styring er Balansert Målstyring (BSC). Dette rammeverket benytter ikke finansielle måltall innen fire ulike perspektiver. Ideen er at forbedringer innenfor hvert perspektiv skal resultere i bedre finansielle resultater for bedriften som helhet. Grunnet oppgavens avgrensing analyseres verken BSC eller andre styringsverktøy. Det bør følgelig analyseres hvorvidt dette styringsverktøyet kan være hensiktsmessig i tilknytning til avviksanalysen ved Mongstad. Dette er et av flere områder som fremheves i forbindelse med forslag til videre forskning.