Analyse av ressursstyringssystemet ved Vik Ørsta AS: hva kan man få ut av økt bruk av styringssystemet?

Abstract

Mange virksomheter har problemer med å utnytte potensialet for effektivitetsforbedringer som er mulig ved hjelp av databasebaserte resursstyringssystemer (ERP – Enterprise resource planning). Vik Ørsta er i en situasjon der dagens utnyttelse av systemet ikke er tilfredsstillende, og de vurderer hvorvidt de skal investere i nytt, eller bedre bruken av eksisterende løsning. Vi har gjennom en kartlegging av virksomhetens hovedprosesser sett på hvordan dagens system brukes. Analysen vår konkluderer med at det er rom for flere forbedringer innen bruk av ERP-systemet, men også innenfor hvordan organisasjonen arbeider generelt. Utfordringene vi har fokusert på er hvordan data blir behandlet og overført internt i bedriften. Gjennom prosessanalyser har vi funnet at dataoverføring i stor grad foregår på papir eller muntlig. Denne type dataoverføring har store feilkilder i form av misforståelser, papirer som forsvinner og papirer som ikke blir oppdatert. Anbefalingen vår til bedriften er at de gjør en begrenset utvidelse av dagens systemfunksjonalitet for å støtte produksjonsplanlegging. Ved å gjennomføre denne utvidelsen mener vi at man får en mye mer sammenhengende linje av informasjon gjennom organisasjonen, og man øker tilliten til systemet som datahåndteringsverktøy. Videre i anbefalingen fraråder vi Vik Ørsta å gjennomføre en implementering av et stort ERP-system som skal brukes av alle ansatte i bedriften. En slik implementering vil medføre store opplæringskostnader, og vil trolig føre til mer byråkrati enn effektivisering. Vi vil på det sterkeste fraråde Vik Ørsta å gjøre noen som helst form for spesialtilpassning av systemet dersom det ikke er sterke organisasjonsmessige konkurransefortrinn som tilsier at dette er lønnsomt. Anbefalingen vi har kommet med er forenelig med forskningsresultater og litteratur om implementering av ERP-systemer. De fleste vitenskapelige artikler om emnet beskriver viktigheten av å tenke nøye gjennom hvilken type system man kjøper i forhold til hvilke behov man har i organisasjonen. Å begrense tilpassninger og størrelse av ERP-systemet har i flere artikler, blant annet ”ERPs: How to make them work” (Plotkin, 1999), blitt beskrevet som den eneste måten å få gevinst fra en ERP implementering på.