Hva skal til for å lykkes med Robotic Process Automation? : en eksplorativ studie med norske RPA-eksperter

Abstract

Vi har i denne utredningen undersøkt hva som skal til for å lykkes med Robotic Process Automation (RPA). RPA er programvareroboter som arbeider i datasystemer på samme måte som mennesker, men raskere og gjennom hele døgnet. Virksomheter kan bruke RPA til å automatisere manuelle oppgaver i datasystemene sine uten å måtte gjøre kostbare utbedringer. Potensialet for stor gevinst og lav investeringskostnad har ført til betydelig interesse blant norske virksomheter. Det er forsket mye på hvordan en skal lykkes med tradisjonelle IT-prosjekter, men lite på hvordan en bør gå frem for å lykkes med RPA. Derfor har vi gjennomført en eksplorativ ekspertstudie for å undersøke dette nærmere. Vi har intervjuet ledere av RPA-prosjekter i norske virksomheter. Disse har hatt bakgrunn som konsulenter eller interne ledere. Basert på ekspertenes meninger har vi formulert 15 tiltak som er spesielt viktige for å lykkes med RPA. Tiltakene dreier seg om alt fra organisering til arbeidsprosedyrer, kommunikasjon og forvaltning. De samsvarer i stor grad med tidligere forskning, og det var generell enighet blant lederne. Til forskjell fra eksisterende litteratur om RPA vektlegger ekspertene behovet for grundig arbeid med prosessdesign. Vi ser at bruk av RPA krever mer arbeid enn ekspertene antok. Det stemmer at roboter kan utvikles raskt, men flere har undervurdert behovet for å sette av ressurser til forvaltning. Vi anbefaler å opprette et RPA-team som har tilstrekkelig kompetanse og klare rammer for ansvar. Teamet bør ikke ledes av IT-avdelingen, men det er viktig at det opprettes kontakt med dem tidlig. Det er gunstig å ha IT-avdelingens støtte, og de kan bidra med relevant kunnskap. Utviklingsmetoden bør standardiseres tidlig, for effektiv utvikling og raskere feilsøking på sikt.