Samhandling i virtuelle team : hvordan fungerer den generelle samhandlingen i virtuelle team og hvilke særlige utfordringer oppstår i forbindelse med virtuell samhandling?

Abstract

Som et resultat av et mer dynamisk arbeidsliv kjennetegnet av mindre avhengighet til kontoret, mer bruk av digitale kommunikasjonsverktøy og fleksible arbeidstider, har virtuelle team etter hvert blitt en svært utbredt arbeidsform. Bruken av virtuelle team byr på mange fordeler, deriblant utvidet tilgang til fysisk utilgjengelig ekspertise, kontinuerlig 24/7-operativitet, reduksjon i reisekostnader og kunnskapsdeling på tvers av geografi og organisasjoner. Kombinasjonen av mindre fysisk tilstedeværelse og mer bruk av digital kommunikasjon legger imidlertid andre premisser for samhandlingen mellom teammedlemmer enn hva tilfellet er i tradisjonelle team. Formålet med denne oppgaven er dermed å se nærmere på hvordan den generelle samhandlingen i virtuelle team fungerer og å undersøke hvilke særlige utfordringer som oppstår i forbindelse med virtuell samhandling. Med dette utgangspunktet har vi gjennomført en kvalitativ studie av virtuelt teamarbeid i en mellomstor norsk bedrift. Ved hjelp av et datagrunnlag bestående av intervju- og observasjonsdata, har målet vært å belyse den ovennevnte problematikken nærmere. I studiens første del tilstreber vi innsikt i hvordan den generelle samhandlingen fungerer i samtidens virtuelle team. Vi ser at de ansatte er fortrolige og tilfredse med flere ulike kommunikasjonsverktøy, men at det råder usikkerhet rundt hvilke av disse som er best egnet i gitte situasjoner. I tillegg finner vi at mange ansatte i hovedsak forbinder virtuelt teamarbeid med bortfall av fysisk nærhet til andre teammedlemmer, hvorpå jevnlige besøk i teamene er blant tiltakene for å håndtere vanskelighetene dette bringer med seg. Spesielt trekkes også tydelig kommunikasjon, forventningsavklaring og det å utvise hensyn og etikette frem som viktige elementer i den virtuelle samhandlingen. I studiens andre del ser vi nærmere på særlige utfordringer som oppstår i forbindelse med virtuell samhandling. Her avdekker vi i studien blant annet hvordan tidssoneforskjeller medfører treg kommunikasjon, noe som ofte kan føre til liten fremdrift i arbeidet og følgelig frustrasjon og konflikter i teamene. Vi avdekker også at teammedlemmene mangler kjennskap til hverandres roller og ansvar, slik at detaljer omkring dette har behov for å kommuniseres mer eksplisitt i virtuelle team enn i tradisjonelle team. Dessuten har vi funnet at fysiske møter er viktig for både tillits- og relasjonsbygging, men at interaktiv kommunikasjon som for eksempel videosamtaler delvis kan mitigere dette behovet i tilfeller der fysiske møter ikke er mulig å gjennomføre.