Digitalisering av innkjøpsfunksjonen : en eksplorativ studie av hvordan digitale verktøy påvirker beslutningsprosesser og organisering i norske innkjøpsavdelinger

Abstract

Temaet for denne utredningen er digitalisering av innkjøp i norske organisasjoner. Utredningens problemstilling er hvordan bruk av digitale verktøy påvirker innkjøpsfunksjonen, med særlig fokus på beslutningsprosesser og organisering i innkjøpsfunksjonen. Med organisering mener vi i denne utredningen implementering, kompetanse, leverandørforhold, styring og økonomi. Samtidig som digitalisering er et økende satsningsområde i dagens organisasjoner, har innkjøpsfunksjonen beveget seg fra å være en støttefunksjon til å få en mer sentral rolle i realiseringen av virksomhetens overordnede mål og strategier. Vi ønsker å studere dette temaet for å lære mer om hvordan digitalisering, som et virkemiddel, kan føre til bedre beslutninger og endre organiseringen i innkjøpsfunksjonen. For å besvare problemstillingen tar utredningen utgangspunkt i Simon (1977) sitt beslutningsrammeverk og relevant forskning omkring digitalisering og styring. Utredningen har et eksplorativt forskningsdesign, og presenterer en kvalitativ undersøkelse hvor empirisk data er hentet fra intervjuer med seks organisasjoner. I utredningen identifiserer vi tre effekter ved digitalisering av innkjøpsfunksjonen som påvirker både beslutningsprosesser og organisering i innkjøpsfunksjonen: • Økt tilgang på informasjon • Økt kvalitet på informasjonen • Bedre sporbarhet, etterprøvbarhet og transparens Den empiriske undersøkelsen fra denne studien bekrefter at digitaliseringseffektene påvirker beslutningsprosesser. Fem av seks organisasjoner opplever økt kvalitet og redusert risiko som følge av digitale verktøy når beslutninger skal tas. Innkjøpsfunksjoner som benytter seg av automatisering opplever også en økt hastighet i beslutningstakingen. Vi mener at de nevnte effektene kan bidra til at beslutningstakere i innkjøpsfunksjonen fatter mer optimale beslutninger i henhold til organisasjonens målsetting. De tre digitaliseringseffektene har også påvirkning på organiseringen av innkjøpsfunksjonen. Organisasjonene opplever at digitale verktøy fører til tettere samarbeid med leverandørene og øker behovet for spesialisert kompetanse. Samtlige organisasjoner opplever også frigitte ressurser i form av tidsbesparelser og kostnadsbesparelser. Den empiriske undersøkelsen bekrefter at slike effekter bidrar til økt kapasitet og kvalitet på innkjøpene.