Gevinster realisert, eller mer kaffe konsumert? : hvordan realiseres gevinster fra digitaliseringsog RPA-prosjekter i norske kommuner?

Abstract

Hovedformålet med denne masterutredningen er å gi innsikt i hvordan norske kommuner håndterer gevinstrealisering i digitaliserings- og RPA-prosjekter. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) lanserte 11. juni 2019 sin digitaliseringsstrategi: «Én digital offentlig sektor». Presset øker i offentlig sektor for å opprettholde tjenestetilbud i en velferdsstat med større og eldre befolkning. Effektivisering gjennom digitalisering står sentralt for kommunene hvis de skal rustes for fremtiden. Robotic Process Automation (RPA) er et av de teknologiske verktøyene som skal gi gevinster i digitaliseringsprosjekter. Undersøkelser viser derimot at gevinstene fra IKT-prosjekter ofte uteblir. Derfor tok vi i denne masterutredningen for oss følgende forskningsspørsmål; Hvordan realiseres gevinster fra digitaliserings- og RPA-prosjekter i norske kommuner? For å belyse forskningsspørsmålet gjennomførte vi en abduktiv studie med kvalitativt datagrunnlag. Datainnsamlingen foregikk gjennom semistrukturerte dybdeintervjuer med fageksperter og representanter fra ulike kommuner. Det abduktive aspektet innebar en dynamisk fremgangsmetode, som kjennetegnes ved å bevege seg frem og tilbake mellom teori og empiri, for å fastsette de mest sannsynlige hypotesene knyttet til problemstillingen. Våre funn indikerer at RPA-prosjekter gir en rekke planlagte og ikke-planlagte gevinster, men at planlagte kostnadsbesparelser uteblir på kort sikt. Gevinstarbeidet i praksis samsvarer i liten grad med beste praksis fra rammeverk og relevant litteratur. Vår hypotese, basert på tidligere forskning, er at gevinstoppnåelsen blir svekket når arbeid med gevinstrealisering ikke er systematisk nok. Gjennom analyser av funn opp mot relevant litteratur, kom vi frem til at mangelen på systematikk i gevinstarbeidet skyldtes både «organisatoriske» og «metodiske» årsaker. De organisatoriske årsakene dreier seg i store trekk om rigide organisasjonsstrukturer, kompliserende budsjetteringsordninger, svake insentiver og mangelfull rolleavklaring. De metodiske årsakene knyttes til omfattende og lite anvendbare rammeverk, samt misforståelse av sentrale begreper. I korte trekk tyder våre funn på at kommuner kan forbedre uthentingen av gevinster betydelig gjennom større grad av systematisk metode i gevinstarbeidet. For en del kommuner betyr dette antagelig at en organisatorisk omstilling er nødvendig. For andre kommuner tror vi et enklere rammeverk med tydeligere begrepsavklaring vil være utslagsgivende. Derfor har vi valgt å utforme et eget rammeverk basert på eksiterende litteratur og kommunenes erfaringer.