Er budsjettet utdatert i Plantasjen?

Abstract

Formålet med oppgaven er å vurdere om budsjettet til Plantasjen er utdatert som styringsverktøy på grunn av deres digitale utvikling. Budsjettet er kritisert for å sette en stopper for dynamisk styring. Vi har undersøkt om andre styringsverktøy er bedre egnet for virksomhetsstyringen av Plantasjen i tiden fremover. Våre data er basert på 14 dybdeintervjuer med ansatte i Plantasjen på ulike nivå av organisasjonen. Vi besvarer problemstillingen med utgangspunkt i funn fra intervjuene, teori og tidligere empiri. Budsjettet er en sentral del av styringen i Plantasjen. Det brukes til planlegging, ressursallokering, prognose, målstyring, kommunikasjon, motivasjon, koordinering, oppfølging og kontroll. Flere av rollene står i konflikt med hverandre. Selskapets øvrige verktøy er intern benchmarking, KPIer, Enterprise Resource Planning, Business Intelligence, prognoser og langtidsplaner. Flere av styringsverktøyene ivaretar de samme funksjonene som budsjettet. Informantene ønsker å endre hvordan Plantasjen styres for å bedre tilpasse seg omgivelsene. Budsjettet mister raskt sin relevans ved endringer i omgivelsene, har en svak kobling til strategien og gir ikke god nok styringsinformasjon. Vi anbefaler at virksomheten etter hvert forlater budsjettet, fordi det er et utdatert styringsverktøy i et digitalt Plantasjen. Funn i studien tyder på at budsjettløs styring vil løse flere av problemene som budsjettet forårsaker, samtidig som det vil gi en mer effektiv styring. Den teknologiske utviklingen har gitt virksomheten mulighet å ta i bruk nye verktøy, som raskere kan gi store mengder informasjon, slik at de kan reagere mer proaktivt enn tidligere. Vi foreslår å fjerne budsjettet og introdusere rullerende prognoser, for mer dynamisk og framoverskuende styring. Prognosene overtar budsjettets funksjon som prognose- og planleggingsverktøy. Langtidsplaner komplementerer prognosene i planleggingen. KPIer og intern benchmarking blir viktig for motivering, målstyring, oppfølging og kontroll. Ressursallokering vil ikke lenger være forhåndsbestemt, men skje løpende underveis, for at selskapet ikke skal gå glipp av uforutsette muligheter. Økt involvering og ansvarliggjøring av resultater står sentralt i vårt forslag for den videre styringen. Til tross for at intervjuobjektene erkjenner store svakheter ved budsjettet og budsjettprosessen i Plantasjen, var ingen av dem klare for å forlate verktøyet i dag. Våre informanter mente at ledelsen i Plantasjen først må arbeide med å endre tankesettet hos de ansatte, for å gjøre de mer endringsvillige, og videreutvikle andre verktøy, før Plantasjen kan bli budsjettløst.