Smidig organisering i offentlig sektor med sterkt kontrollerte retningslinjer og krav : Et kvalitativt casestudie om smidig organisering i Politiets IT-enhet

Abstract

Casestudiet undersøker hvordan offentlige virksomheter som opererer under sterkt kontrollerte retningslinjer og krav kan innføre smidig organisering. Å legge til rette for tverrfaglig samarbeid, fleksibilitet, og kontinuerlig og effektiv utvikling på tvers av kompetanseområder i virksomheten omtales gjerne som smidig organisering, og har vunnet popularitet som en tilnærming på tvers av sektorer og bransjer. Eksisterende forskning på smidig organisering er i stor grad basert på virksomheter i privat sektor. Vi vil derfor se nærmere på om og hvordan sterkt regulerte virksomheter, for eksempel i offentlig sektor, kan innføre smidig organisering. Dataen er innsamlet gjennom et casestudie i form av semistrukturerte intervjuer med ansatte i Politiets IT- enhet (PIT). Studiet viser at selv sterkt regulerte offentlige virksomheter kan transformeres til smidige organisasjoner, preget av autonome og tverrfaglige kompetanseteam med klare mål for produktutvikling. Studiet beskriver hvordan PIT har innført en smidig organisering, og identifiserer suksessfaktorer som ligger til grunn for den vellykkede organiseringen. Suksessfaktorene inkluderer å (1) ha god forankring og støtte fra toppen av virksomheten, (2) inkorporere fleksibilitet i organisasjonsstrukturen, (3) rekruttere nye ansatte med en smidig tankegang, i tillegg til å (4) gi teamene tilstrekkelig autonomi gjennom utformingen av klare mål og retning, etablere psykologisk trygghet, og vektlegge ledere med tydelig rolleforståelse. Innføring av smidig organisering fører til økt endringskapasitet, større evne til å møte reelle kundebehov, økt innovasjonsevne og samarbeid, i tillegg til økt fart og flyt på leveranser og kompetanse på tvers av virksomheten. I tillegg til de positive resultatene, belyser studiet kortsiktige omstillingsutfordringer og mer langsiktige utfordringer knyttet til avhengigheter som gjør seg gjeldene ved innføringen av smidig organisering. Felles for de kortsiktige omstillingsutfordringene i PIT er at de primært er av kognitiv art, og grunner i vanskeligheter knyttet til forståelse, tenkemåte og endringsvillighet hos den enkelte ansatte. Langsiktige avhengigheter kan begrense den fulle nytten av den smidige organiseringen. Casestudiet har som formål å bidra med verdifull innsikt til politiet, men også til andre virksomheter med strengt kontrollerte retningslinjer og krav som ønsker å innføre smidig organisering.