Avtalelojalitet : hva driver avtalelojaliteten i statlige virksomheter?

Abstract

I 2016 besluttet norske myndigheter å innføre Statens innkjøpssenter, et sentralisert innkjøpssenter med mandat til å inngå og forvalte fellesavtaler for statlige virksomheter. Sentraliseringen er drevet av en rekke fordeler, men for å realisere disse er det avgjørende at brukerne er lojale til de fremforhandlede avtalene. Formålet med denne studien er dermed å gi innsikt i hva som driver avtalelojaliteten i statlige virksomheter. Mer spesifikt er målet å kartlegge driverne som fremmer og hemmer lojaliteten, og se hvilke særlige utfordringer det bør tas hensyn til. For å belyse den ovennevnte problematikken, er det benyttet både en kvantitativ spørreundersøkelse og kvalitative intervjuer. Dette for å innhente både bredde – og dybdekunnskap. Studien avdekker at avtalelojalitet drives av en rekke faktorer. I første del av studien belyses faktorene som hemmer avtalelojaliteten. Våre funn viser at lojaliteten til avtalene svekkes av både bevisste og ubevisste avvik. Flere avvik er resultat av innføringen av det sentraliserte innkjøpssenteret. Sentraliseringen har ført til rammeavtaler som ikke dekker virksomhetene sine behov fullt ut og en distanse mellom brukerne og leverandørene. Det har også medført mangelfull informasjon og kunnskap om rammeavtalene, og et mulig prinsipal-agent problem. I tillegg er det avdekket avvik som ikke direkte skyldes sentraliseringen, men som har oppstått på bakgrunn av brukernes egeninteresse, organisasjonsstruktur og dårlig informasjonsflyt internt i virksomhetene. I studiens andre del presenteres faktorene som fremmer avtalelojaliteten. Her avdekkes det at bevisstgjøring av hensikten med rammeavtalene og Statens innkjøpssenter er en essensiell driver til sterkere lojalitet. Bevisstgjøring bidrar til å redusere målinkongruens og informasjonsasymmetri mellom partene. Kontroll- og målingssystemer benyttes også til å hindre avvik, men det vises til at oppmuntring og motivering er å foretrekke fremfor det. Videre belyser studien at e-anskaffelsessystemer gjør det enklere og mer oversiktlig for brukerne å handle på de offisielle anskaffelsesprosessene og hos de autoriserte leverandørene. Studien viser derimot at systemet kan bidra til å fremme avtalelojaliteten i enda større grad dersom det benyttes til å avdekke avvik og gi insentiver der kjøpsmønsteret står i strid med de offisielle retningslinjene.